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Online Kommunkation kann auch einfach und effektiv laufen

Unproduktive Meetings sind immer ein Graus. Können wir uns aber nur noch über Online- oder Telefonkonferenzen abstimmen, so ist eine effektive Kommunikation wichtiger denn je. Anbei erhalten Sie 10 Tipps, wie Sie Ihre Meeting-Struktur auf die aktuelle Lage umstellen können.

Lesedauer ca. vier Minuten

1. Zielsetzung und gute Vorbereitung des Moderators

Eine Besprechung ohne Zielsetzung ufert zwangläufig aus, da jeder anderes darunter versteht. Daher benötigt jede Besprechung eine Person, welche diese gut vorbereitet. Wer soll welche Information wie erhalten? Was soll vereinbart werden, welche Punkte sind unklar? Meine Faustregel: Ich benötige mindestens die Meeting Zeit für die Vorbereitung. Dabei mache ich mir über die Zielsetzung Gedanken und mit welcher Moderationsform diese am effektivsten erreicht wird. Die Rechnung geht auf. Jede eingesparte Minute multipliziert sich um die Anzahl der Teilnehmenden. Da kommen bei einstündigen Meetings sehr schnell mindestens ein bis zwei zusätzliche produktive Arbeitsstunden zusammen.

2. Wenn Sie eine Agenda mit klaren Zielen der Punkte und zeitlicher Begrenzung vorab an die Teilnehmer verteilen, werden deren Beiträge besser
Lange umschweifende Monologe können Sie dann mit Verweis auf die Agenda gut blocken, ohne die Beziehung zu dieser Person zu beschädigen. Wissen die Teilnehmenden vorab, wie viel Zeit für einen Punkt geplant ist, halten sich die meisten ohnehin kurz.
Ein Insider Tipp dazu: Geben Sie als Moderator:in den Teilnehmenden Raum (Bsp. 1,5 Minuten), vorab über die Antwort nachzudenken. So vermeiden Sie „lautes Nachdenken“. Brainstormen funktioniert trotzdem. Dies können Sie z. B. über die Kommentarfunktion durchführen.

3. Feste, geübte Gesprächsphasen erhöhen die Konzentration
Start, Aufwärmen, Agenda, Abschluss mit Zusammenfassung
Wir Menschen lieben Gewohnheiten. Stoßen wir auf vertraute Phasen, so fühlen wir uns sicher und können uns damit leichter konzentrieren. Eine KURZE Aufwärmphase die auch die Emotionen aufgreift, lockert die Stimmung. Wann, wenn nicht jetzt benötigen wir dies?

4. Geben Sie sich vorab für die jetzige Situation Regeln, denen alle Teammitglieder zustimmen
Meine Erfahrung ist, dass Teams ganz unterschiedliche Gesprächskulturen haben. Es gibt für alle feste Regeln einer guten Kommunikation wie Respekt, Wertschätzung, Wohlwollen und Offenheit. Sie könnten anlässlich der aktuellen Situation einfach Ihr Team einmal schriftlich fragen, was Sie sich jetzt von einer effektiven und guten Kommunikation erwarten. So könnten Sie zielgerichtet darauf die Struktur aufbauen.

5. Teilnehmende nehmen teil oder nicht
Es gehört auf jeden Fall zu den Regeln, dass man mit voller Konzentration dabei ist. Dazu gehört aber auch, die Zielpersonen der Besprechung auszuwählen, eine proaktive Moderation und gut vorzubereiten.

6. Trennen Sie Informationsweitergabe von der Diskussion zur Lösungsfindung
Am besten haben Sie getrennte Termine. So bekommen Sie mehr Fokus auf den Inhalt oder die Lösung. Dann können gezielt kleine Teams effektive Antworten auf Probleme erarbeiten. Es macht keinen Sinn, minutenlang einer Lösungsfindung beizuwohnen, bei der man nichts beitragen kann.

7. Sammeln Sie Rückfragen und Erwartungen, möglichst vor dem Start und gehen Sie im Meeting in Summe darauf ein
Es wurde alles gesagt, nur noch nicht von jedem? Auch davor könnten eine gute Moderation und Vorbereitung prophylaktisch schützen. Wenn Sie eine Kommentarfunktion in der Webkonferenz haben, lässt sich diese genau dazu hilfreich nutzen.

8. Sie benötigen eine Moderation
Bei den oben aufgeführten Punkten sehen Sie, wie häufig eine gute Moderation das Gespräch in eine sinnvolle Richtung zurückführen kann. Es muss nicht immer die gleiche Person moderieren. Die Rolle kann auch wechseln, wenn die Qualität der Moderation nicht darunter leidet. Die Moderation ist verantwortlich dafür, dass die Besprechung effektiv ist. Haben Sie keine Moderation, ist niemand dafür verantwortlich. Es ist auch sinnvoll, dass nicht unbedingt die Leitung die Moderation übernimmt. Das Moderationsverhalten steht dann unter einem zusätzlich hierarchischem Aspekt. Dies kann aus unterschiedlichsten Gründen zu unschönen Nebenwirkungen führen. Dies gilt umso mehr, da aktuell aus unterschiedlichsten Gründen die Teams schon anderen Stressfaktoren ausgesetzt sind.

9. Geben Sie Emotionen einen gesonderten Raum im Rahmen einer eigenen Besprechung
Im Scrum gibt es Retrospektiven. Die Mediation hat gezielte Verfahren Konflikte zu deeskalieren. Beide Formate geben Hinweise, wie man als Team noch besser zusammenwachsen kann. Und Emotionen lassen sich auch nicht abstellen. Führen Sie zu ungelösten Konflikten, können sie die Produktivität massiv stören. Gerade wenn man sich nicht dauernd sieht und in der Kaffeeküche etwas klären kann, sollte man diesem Effekt gezielt entgegenwirken. Tauchen Konflikte auf, kann es sinnvoll sein im Nachgang des Meetings die Parteien einzeln dazu nochmal zu befragen. Wo Konflikte sind, ist meistens etwas noch nicht geklärt. Es lohnt sich fast immer, hier noch mal hinzuschauen.

10. Vermeiden Sie Telefonkonferenzen und nutzen stattdessen Webkonferenzen, am besten mit Bildübertragung
Sehen sich die Teilnehmenden, erleichtert dies die Kommunikation, da man sieht, wie die anderen auf das Gesagte reagieren. Ist dies nicht möglich, dann ist es hilfreich, wenn Sie zumindest einen Bildschirm teilen. So könnten Sie zumindest die Kommentarfunktion gezielt nutzen. Schauen die Teilnehmenden auf den gleichen Bildschirm, nehmen sie die „gleiche Sichtweise“ ein. Es muss dann weniger Zeit für die Abstimmung verwendet werden.

In der aktuellen Situation ändert sich Vieles was uns vorher selbstverständlich schien. Eine effektive und am Team orientierte Kommunikation hilft uns dabei, uns möglichst schnell an diese Situation anzupassen und uns dann auf das Wesentliche zu konzentrieren. Ich wünsche Ihnen allen gutes Gelingen.

Fünf Dinge um während Krankheitswellen produktiver zu sein, nicht nur bei Corona

Wie Sie und Ihr Team robust auf Krankheitswellen reagieren

Technologie: Microsoft und Google verschenken Tools zur Kollaboration. Falls Sie noch keine Tools besitzen ist genau jetzt der richtige Zeitpunkt umzustellen.

Agile Arbeitsweise: Scrum hat eine Meeting-Struktur, die sich gerade für solche Situationen bewährt hat. Planen Sie Sprints, regelmäßige Abstimmungen, ein Review zur Besprechung, was erreicht wurde. Und um kontinuierlich besser zu werden, eine Retrospektive mit dem Review.

Vertretung: Schaffen Sie die Möglichkeit, dass das Team ortsunabhängig arbeiten kann. Können alle Mitarbeiter zur Not von zuhause aus arbeiten? Was spricht dagegen, wie kann man dem begegnen? Wenn es nicht möglich ist, sind Vertretungen organisiert? Haben Sie eine transparente Kultur, so dass zumindest den Arbeitsstand gut einsehen können. Tools wie Jira und Confluence sind hier z. B. hilfreich. Agile Meeting Strukturen sorgen für den effektiven Informationsaustausch.

Home-Office Zeiten sind Arbeitszeiten: Erreichbarkeit muss gegeben sein. Ist diese nicht gegeben, so sollte das vorab angekündigt werden. Kranke Mitarbeiter haben jedoch nichts bei der Arbeit und auch nichts am Schreibtisch verloren. Recovery first, daily business second.

Feiern Sie Erfolge: Sichtbare Erfolge machen erfolgreicher. Auch wenn Sie sich nicht sehen, loben Sie sich und freuen Sie sich gemeinsam über Gelungenes. Das gilt immer aber umso mehr in turbulenten und schwierigen Zeiten.

Wie agiert ein wirkungsvoller Finance Coach im agilen Unternehmen

Wohin entwickelt sich Finance im neuen Jahrzehnt?

Ebersberg, 23. Dezember 2019

Ein für uns turbulentes Jahrzehnt endet in einer Woche.

Damit die Menschen aus Finance aber weiterhin einen relevanten Beitrag für die Unternehmen leisten können, stehen sie vor den größten Herausforderungen in der Geschichte des Controllings. Sie müssen sich selbst verändern.

Buchhalter und Controller haben schon lange ihre Ärmelschoner abgezogen. Sie sind sichtbarer Teil in vielen Meetings und geben wichtige Hinweise auf die Situation, in der sich das Unternehmen befindet. Aber das reicht nicht mehr aus, möchten sie auch das Immunsystem des Unternehmens für die kommenden Jahrzehnte sein.

Sie müssen sich verwandeln in

Empathiker, Meister des Unbekannten, Ermöglicher und Henry Fonda.

Als Empathiker verstehen sie, welche Informationen die Entscheider des Unternehmens jetzt brauchen, um erfolgreich zu sein.

Sie bereiten den Informationsfluss so auf, dass unnötige und sinnlose Tätigkeiten für die Personen vermieden werden, die im Hauptjob ganz andere Ziele haben. Sie unterstützen die anderen Abteilungen mit ihren Informationen darin, ihre Ziele zu erreichen. Dabei verstehen sie, dass Unterstützung nur bei einen Umgang auf Augenhöhe angenommen wird.

In Situationen mit vielen offenen Prämissen sind sie Meister darin, das Unbekannte agil zu meistern.

Planerfüllung hört sich schon lange nach Planwirtschaft an. Oder wie nennen Sie bei sich die Einhaltung des Jahresbudgets? Warum es sich so hartnäckig im Controlling hält, bleibt ein interessantes Forschungsfeld für neugierige Soziologen. Aber die Aufgabe bleibt erhalten: Wie sichert man ohne feste Budgets die Liquidität? Wie kommuniziert man mit den Banken oder anderen wichtigen Gläubigern? Bei aller Agilität möchten Lieferanten und Mitarbeiter pünktlich die Zahlungen auf ihren Konten sehen. Wirkungsvolle Finance Coaches holen ihre Prognosen aus zeitgerechten Tools, die sich darauf konzentrieren, die volatile Welt in Szenarien und flexiblen Prämissen abzubilden. Sie sind Meister im Umgang der Risikoeinschätzung, auch wenn nicht alle Informationen vorliegen. Und alle Mitarbeiter arbeiten gerne mit ihnen dabei zusammen, die notwendigen Informationen rechtzeitig einfließen zu lassen. Die Überbringer schlechter Nachrichten werden nicht bestraft, sondern belohnt. Genau so sind sie in der Lage die Scheinwerfer des Reportings auch auf die Chancen zu richten.

Teil des Teams der Ermöglicher der Organisation.

Wirkungsvolle Finance Coaches ermöglichen echte Transparenz des Ecosystems in dem sich das Unternehmen befindet. Veränderungen im Markt, neue gesetzliche Regelungen geschehen nicht, ohne dass sie auch vom Finance Team bemerkt und auf dessen Relevanz für das Unternehmen besprochen werden. Sie ermöglichen durch ihre Informationen, dass sich alle im Unternehmen gemeinsam auf das Wichtige fokussieren. Sie sind darin beispielhaft und begleiten diesen Kommunikation- und Abstimmprozess aktiv mit den richtigen Kennzahlen und Handwerkszeug. Und nicht zuletzt ermöglichen sie es auch, aus Ideen durch kluge Finanzierung Wirklichkeit werden zu lassen.

Henry Fonda zeigt im Film "die 12 Geschworenen", wie kontinuierliche Überzeugungsarbeit funktioniert.

Wie Henry Fonda kennt jeder von uns Situationen, in denen man als einziger Zweifler andere überzeugen muss. Henry Ford vertraut seinen Zweifeln, überprüft und bringt nach und nach die anderen Geschworenen durch gute valide Informationen auf seine Seite. Filme, Musik, Romane helfen uns, komplexe Botschaften in kürzester Zeit überzeugend zu transportieren. Unser Gehirn funktioniert so viel besser über Geschichten. Als Kaufleute dürfen wir als wichtige Akteure, einen der komplexesten kulturellen Transformationen in unbekannte Unternehmenskulturen, erfolgreich mit gestalten. Brauchen wir weiterhin so viele lange und langweilige Power-Point Slides oder Excel-Tapeten mit unzähligen Details, deren Inhalt vergessen ist noch bevor er voll erfasst wurde? Dass können Tools besser. Sollten wir nicht viel eher die Möglichkeit nutzen, den anderen Raum zu geben für echte Präsentationen der eigenen Arbeitsergebnisse und deren unmittelbare Bewertung durch andere Abteilungen?

So erzählen wir die Geschichten des Unternehmens neu. Wir benötigen Raum zum Austausch darüber, wie unsere Arbeit die Probleme der Kunden überzeugend löst. Und das ist doch die wichtigste Vorrausetzung dafür, dass es das Unternehmen auch noch in 2030 gibt.

Vorerst wünsche ich Ihnen und Ihren Familien jedoch besinnliche Feiertage und einen guten Start ins neue Jahrzehnt.

Feedback und Anregungen zu diesem Artikel sind willkommen.

Email an: info[at]wcf-consulting.de

Zwei Links haben mich zu diesem Artikel inspiriert.

https://productcoalition.com/becoming-a-great-pm-c5e8b12a04a7

https://www.spiegel.de/plus/digitalisierung-computer-ersetzt-gutverdiener-jobangst-in-der-mittelschicht-a-00000000-0002-0001-0000-000168598665